Før biblioteket går i gang med sådan et stort projekt, som det er at implementere en wiki, må forarbejdet gøres. Mange IT-projekter mislykkedes, fordi det forberedende arbejde ikke er gjort godt nok. Man vælger måske de nemmeste løsninger eller hopper over, hvor gærdet er lavest. Måske tror man, at man kender sine brugere godt nok til at vide, hvad de har brug for. Mange foretrækker sikkert også flot layout og finish frem for fokus på indholdet. Derfor er fasen før selve implementeringsprocessen af yderste vigtighed. Her skal fordybelsen og de analytiske evner hentes frem. I denne fase er whiteboards, ”gule lapper”, papir, blyant og viskelæder de vigtigste værktøjer.
Rammerne for foranalysen
Morville og Rosenfeld opstiller i deres bog ”Information architecture for the world wide web” selve rammerne for analysen via 3 begreber: Context, Content & Users. Det vigtigste element er users, da de er vigtigst i opstarten af en wiki. De er wikien – dens indhold og form kommer fra brugerne. De to begreber context og content spiller selvfølgelig også en meget vigtige rolle i det videre arbejde med wikien. De tre begreber overlapper på flere punkter hinanden og er en del af en større samlet helhed.
1. Context
Her skal sammenhængen mellem organisationens mål og forventninger afstemmes med de tekniske muligheder. Målsætningen fra ledelsen skal være på plads og en decideret tidsplan med delmål skal udarbejdes for projektet. Deltagerne skal udpeges og kompetencer uddelegeres. Rammer for tidsforbrug for den enkelte skal bestemmes. Sprog og udtryk på sitet er af stor betydning. Der skal være retningslinjer herfor inden projektstart. Allerede her skal brugerne tænkes ind. Informationskulturen på institutionen, brugernes adfærd og behov skal gerne passe med de tilbud, man vil tilbyde dem. Ellers oplever man som bruger, at man ikke bliver taget alvorligt eller ikke får opfyldt sine behov.
2. Content
Content eller indhold kan være mange ting. Det er ikke bare det skrevne ord. Indhold dækker over alt på sitet eller wikien. Indhold kan være dokumenter og deres opbygning, forskellige datatyper, applikationer og widgets, video og billeder, sammenhængen mellem indhold og brugernes informationsbehov og -opgaver o.s.v. Hvert enkelt element har sin egen betydning for det endelige resultat.
En wiki skal repræsentere organisationens viden og mind set. Choo taler i bogen “The knowing organization” om 3 former for ”organizational knowledge”, der alle kan være repræsenteret i en wiki. Disse 3 er tacit knowledge, explicit knowledge og cultural knowledge.
Tacit knowledge er den faglige viden om et bestemt emne. Det er viden, som ofte kun eksisterer i hovedet på den enkelte medarbejder og bygger på mange års erfaringer. Det er ’skjult’ viden, som man ikke ved, eller er opmærksom på, at man ved. Det er bedst forklaret ved det man ”kan på rygraden”. På dansk bruges udtrykket tavs viden. Det er her, at wikien er særlig stærk. Her får medarbejdere med den faglige viden mulighed for at formidle denne videre til kollegaer og brugere.
Explicit knowledge er praktisk eller formel viden. Det er viden, der forholdsvis nemt lader sig nedskrive på papir eller web. Det kan også være regelsæt. Denne viden er vigtig for den praktiske brug af wikien. Udgangspunktet er her, at formidling af elektroniske ressourcer cil blive et kerneområde i wikien. Til hver enkelt e-ressource hører der en række særegne forhold. Det er praktiske og indholdsmæssige forhold såsom adgangsforhold, restriktioner og embargo, der gælder for den enkelte e-ressource. Den nuværende præsentation af e-ressourcerne bygger på denne form for viden.
Cultural knowledge er den organisatoriske viden. Cultural er i betydningen organisationskultur. Fælles værdinormer og viden om organisation spiller en stor rolle. Hvad kan man skrive og hvad skal man undlade, hvad er organisations mål og mission, hvilke muligheder findes i organisationen? Disse og andre spørgsmål er vigtige for den endelige udformning.
3. Users
Når man arbejder med en wiki, er det vigtigt at huske, at brugerne samtidig også er dem, der bestemmer udviklingen. Det er dem, der leverer indholdet. Under arbejdet med wikien må man have en forståelse af deres arbejds- og informationsopgaver, søgeadfærd, sprogbrug herunder principper for kategorisering og deres relevanskriterier.
Hvilke brugergrupper skal der være på wikien? Brugerne af CBS Bibliotek wiki vil være både interne og eksterne brugere. De interne er bibliotekets medarbejdere og de eksterne er bibliotekets primære brugere, nemlig studerende og forskere/undervisere fra CBS. Blandt de eksterne vil også høre de studerende, forskere og borgere uden tilknytning til CBS, der benytter bibliotekets mange muligheder. De er bestemt også interessante, da de kan besidde en meget stor og værdifuld faglig viden indenfor vores fagområder og de enkelte e-ressourcer. Spørgsmålet er, om de skal have adgang til at bidrage til wikien.
Processer i informationsarkitektur
Når foranalysen er på plads, er det nødvendigt, at fastlægge hvordan informationsarkitekturen i wikien skal være. Denne proces deler Morville og Rosenfeld op i 5 faser, som kan ses i figuren og som beskrives nærmere nedenfor. Jeg har under hver enkelt fase beskrevet, hvad CBS Bibliotek kan gøre undervejs i processen.
Fase 1 Research: den indledende analyse og undersøgelse af tilgængelige materialer og sammenhænge som informationsarkitekturen skal fungere i. Der er i denne fase, at man skal indsamle viden om brugerne/målgruppen, organisatoriske sammenhænge, krav til indholdet og det overordnede mål. Disse oplysninger kan indsamles via en række forskellige undersøgelsesmetoder: fokusgrupper, interview, log analyser m. fl.
Fase 2 Strategy: selve researcharbejdet skal danne grundlag for arbejdet i strategifasen. I denne fase skal den grundlæggende struktur for navigation og organisering fastlægges. Indholdets form, type og medier skal afstemmes med organisationens ønsker og behov.
Fase 3 Design: I denne fase skal strategien udrulles og udmøntes i et designforslag til en informationsarkitektur. Her skal udarbejdes udkast til det endelige design. Dette kan gøres med hjælp fra blueprints, wireframes og andre hjælpemidler.
Fase 4 Implementation: når designfasen er overstået skal selve arbejdet med sitet sættes i gang. Der skal sættes ord og billeder på de tanker, man gjorde sig i designfasen. Sitet skal implementeres. Indholdet skal puttes på sitet, der skal testet og rettes til ved fejl og mangler. Det er i denne fase, at det meste arbejde ligger.
Fase 5 Administration: når sitet er implementeret og sendt i luften, begynder arbejdet med at vedligeholde det. Der skal til stadighed evalueres og tænkes i forbedringer. Det er nu det daglige slid begynder. Nyt indhold skal ind, andet skal tilrettes og noget tredje skal fjernes fra sitet. Overvågning og analyse af brugen og brugerne er yderst vigtig for den forsatte udvikling af et site.
Litteraturliste:
Morville, Peter & Louis Rosenfeld: Information architecture for the world wide web
CBS Bibliotek – Alle udgaver / Bibliotek.dk – Alle udgaver
Choo, C.W.: The knowing organization – How organizations use information to construct meaning, create knowledge, and make decisions
CBS Bibliotek – Alle udgaver / Bibliotek.dk – Alle udgaver
